Проведение конгресса и конференции в парк-отеле Доброград

28 Декабря 2021

Планируете конференцию, бизнес-встречу или конгресс? По мнению экспертов, в организации таких мероприятий лучшее решении – подобрать для этого отель, предпочтительно за городом. Это позволит собрать всех участников в одном месте на все время конференции или встречи, и значительно облегчит вашу задачу.

Содержание:

Плюсы конгрессов и конференций в отеле

Выбирая для проведения конгресса, другого делового или научного мероприятия соответствующий отель, вы получаете все необходимые опции «в одном флаконе».

  • Оборудованные для таких событий залы, где есть мебель, мультимедийная и осветительная техника для организации конгресса, конференции, семинара. Современные загородные отели предоставляют условия для проведения мероприятий в рамках международного протокола, так что даже зарубежные участники будут довольны. С учетом текущей ситуации стоит выбирать отель, где есть оборудование для организации дистанционной видеоконференции, чтобы можно было вести трансляцию и общаться с удаленными участниками.
  • Переговорные комнаты для проведения бизнес встреч между участниками мероприятия.

Экран для проектора

  • Рестораны и кафе для питания приглашенных, а также для организации заключительного банкета – важной части таких мероприятий. Не придется беспокоиться о поиске кейтеринговой компании. Сотрудники отеля вовремя накроют столы, принесут блюда и напитки. Участники смогут пообедать и поужинать в рамках общей программы или самостоятельно выбрать меню.
  • Услуги ведущих, музыкантов, фотографов и видеооператоров, других специалистов, которые помогут сделать мероприятие запоминающимся.
  • Комфортабельные номера. Не нужно искать места в гостиницах, а участникам не потребуется каждый день добираться на конференцию. Соответственно, опоздания сводятся к минимуму.
  • Возможности для приятного досуга. Наличие фитнес-зала, спа-комплекса, спортивных площадок для игры в большой теннис и мини-гольф, катания на коньках, прокат спортивного инвентаря, множество мест для прогулок вокруг позволят гостям хорошо отдохнуть перед обсуждением важных вопросов.
  • Профессиональный персонал с большим опытом работы на конгрессах в отеле. Благодаря этому все, что нужно, будет сделано вовремя и качественно. Это поможет избежать распространенных ошибок и произвести отличное впечатление на участников мероприятия. За всем проследят опытные менеджеры отеля.

Помощь профессионалов в организации конференции трудно переоценить

  • Близость к транспортным развязкам, например, как в загородном отеле во Владимирской области в 250 километрах от Москвы.

Как организовать конференцию, семинар или конгресс?

Чтобы все прошло на высоте, эксперты в сфере организации конференций рекомендуют заблаговременно позаботиться о решении нескольких важных вопросов.

  • Подобрать спикеров. Обсудить с ними возможные темы выступлений, договориться, когда будут предоставлены тексты докладов, презентации.

Очередность и время выступления спикеров лучше продумать заранее

  • Выбрать отель, обращая внимание на уровень оснащенности конференц-залов и переговорных, номеров, качество работы ресторана и бара, благоустройство территории, наличие парковок для автотранспорта и другие моменты.
  • Узнать, каким оборудованием для проведения конференции располагает отель. Проверить его работу и убедиться в том, что техника нормально синхронизируется с вашими устройствами: планшетами, ноутбуками и так далее.
  • Определиться с форматами файлов презентаций, которые могут воспроизводиться на данном оборудовании. А затем оповестить спикеров об этом, чтобы не возникло заминок во время выступлений.
  • Решить, как рассадить участников в зале/залах для конференций.
  • Разработать программу конференции. Выбрать из своих сотрудников ответственного, который будет следить, чтобы планы выполнялись, а в случае форс-мажора – действовать по заранее оговоренной схеме.
  • Продумать меню кофе-брейков, обедов, ужинов с учетом числа гостей. Решить, сколько еды и напитков потребуется. Проверить, чтобы у участников всегда был доступ к воде и другим напиткам.
  • Подготовить и распечатать буклеты, памятки, программу конференции, план отеля и его территории, другую полезную информацию для участников.

Печатные материалы помогут участникам на протяжении всего времени конференции

Для оформления заказа на проведение конференции в загородном отеле понадобится точно знать число участников мероприятия. Важно решить, сколько раз будут питаться гости. А также уточнить время прибытия и отъезда. При необходимости отель готов предоставить трансфер от аэропорта или железнодорожной станции.

Вести переговоры с отелем лучше напрямую, не прибегая к услугам тревэл-агентств. Это поможет доносить и получать нужную информацию оперативно, исключит эффект «глухого телефона».

28 Декабря 2021